درس ۱.۴: سازمان پروژه محور
تمام پروژه ها ، بزرگ و کوچک
سازمان‌های قرن بیست و یکم به طور فزاینده‌ای در نحوه ارائه کار خود، درگیر شده‌اند.
در حالی که روزگاری پروژه‌ها به طور جداگانه از کسب‌وکار معمول اجرا می‌شدند، امروزه به احتمال زیاد توسط تیم‌های اجرایی و سرپرستی انجام می‌شوند، همانطور که توسط تحقیقات پیشرفته و بازوهای توسعه یک شرکت انجام می‌شوند.
نویسندگانی مانند اریک لارسون مدت‌ها استدلال کرده‌اند که چالش پنهان برای سازمان‌ها مدیریت صدها یا حتی هزاران پروژه به طور همزمان است که منابع را فراتر از نقطه اثربخشی به اشتراک می‌گذارند (و گسترش می‌دهند).
در واقع، کمتر کسب‌وکاری وجود دارد که می‌تواند به سرعت و با دقت، تعداد و ارزش هر پروژه‌ای که تحت مدیریتشان قرار دارد را فهرست کند.
از آنجا که این پروژه‌های کوچک‌تر دارای ریسک عملیاتی، مالی و تفریحی کمتری هستند، عملکرد آن‌ها به طور ناقص اندازه‌گیری می‌شود. ( اگر اصلا اندازه‌گیری شود. )
با این حال، در مجموع، این پروژه‌ها در واقع مقادیر زیادی زمان، پول و قدرت فکری مصرف می‌کنند، به طور معمول به گران‌قیمتی فعالیت‌های دیگر (و حتی یکدیگر).
به همین دلیل، اگر سازمان‌ها بخواهند به نوآوری ادامه دهند، سیستم‌ها و فرایندهایی که از تحویل کل‌نگر پروژه ( از مفهوم تا تحقق نتیجه ) پشتیبانی می‌کنند ضروری هستند.
همچنین به این معنی است که مدیریت پروژه دیگر نباید یک مهارت مدیریتی ممتاز باشد.
هر کارمند، پیمانکار و داوطلب باید برای حمایت از عملکرد و تحویل پروژه‌ها مجهز باشد.
سپس نگاهی به نحوه سازماندهی پروژه‌ها می‌اندازیم.
پروژه‌ها، طرح‌ها و سبدها
گروهی از پروژه‌های مرتبط اغلب به عنوان یک طرح کاری سازماندهی می‌شوند.
پورتفولیو(سبد) نامی است که ما به مجموعه‌ای از طرحهای اغلب نامرتبط می‌نهیم.
به عبارت دیگر، تمام پروژه‌های دپارتمان IT شما ممکن است یک طرح باشند. در حالی که پروژه‌های ساخت بازوی شما ممکن است به سه یا چهار برنامه مختلف تقسیم شوند.
هر پروژه‌ای که سازمان شما انجام می‌دهد به سبد مجموعه مربوطه اشاره دارد. اگر چه به احتمال زیاد چندین سبد که توسط جغرافیا یا سایر شرایط سازماندهی شده‌اند، موجود است.
مسابقات اسکیت‌بازان سرعتی در المپیک زمستانی
برای مثال می‌توان گفت که کمیته بین‌المللی المپیک دارای یک مجموعه واحد از رویدادهای ورزشی، یا چندین سبد است که با یک رویداد مشخص می‌شوند، مانند بازی‌های المپیک تابستانی، بازی‌های المپیک زمستانی، بازی‌های المپیک ویژه و غیره.
سپس هر متغیر المپیک طرحهای متعددی براساس ورزش‌های مختلف، مانند دو و میدانی، شنا، دوچرخه‌سواری و غیره خواهد داشت.
پس از آن دو و میدانی چند پروژه خواهد داشت که باید تحویل داده شوند، مانند دیسکوس مردان، هفتگانه زنان، ماراتون و غیره.
پس کجا یک پروژه تمام می‌شود، یک طرح شروع می‌شود و یک پورتفولیو آن را تصاحب می‌کند.
دفتر مدیریت پروژه (PMO)
وقتی یک پروژه تمام می‌شود، یک برنامه شروع می‌شود و یک پورتفولیو عهده‌دار می‌شود، یک تصمیم ساختاری برای هر سازمان است. این امر به این بستگی دارد که چه نتایجی در نظر گرفته‌شده و چه بازدهی‌هایی را می‌توان به دست آورد.
سازمان‌های بالغ که پروژه‌های متعددی را ارائه می‌دهند ( ما آن‌ها را سازمان‌های پروژه‌محور می‌نامیم) به ناچار بر یک واحد کاری مجزا در این زمینه که دفتر مدیریت پروژه آن‌ها نامیده می‌شود تکیه می‌کنند.
دفتر مدیریت پروژه یک گروه یا دپارتمان است که استانداردهای مدیریت پروژه را در یک سازمان تعریف و نگهداری می‌کند.
مسئولیت‌های PMO می‌تواند از تنها ارائه توابع پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئول مدیریت مستقیم یک یا چند پروژه باشد.
دفتر مدیریت پروژه در نهایت به چند طریق به شما، مدیر پروژه، کمک می‌کنند، از جمله :
- شناسایی و توسعه روش‌های مدیریت پروژه، بهترین تجارب و استانداردها
- توسعه ابزارها، الگوها و دیگر مستندات مشترک مدیریت منابع مشترک در چند پروژه، از جمله همکاری پرسنل و مواد، مشاوره و آموزش تیم‌های پروژه
- نظارت بر رعایت استانداردها از طریق ممیزی پروژه، و هماهنگی ارتباطات در میان پروژه‌ها و با بقیه سازمان
اخیراً، ما همچنین شاهد این هستیم که PMO های بیشتری مسئولیت ارزیابی نتایج را بر عهده می‌گیرند، حتی با وجود این که پروژه‌هایی که مربوط به آن‌ها هستند به مدت طولانی تحویل داده شده‌اند.
یک PMO در نهایت تنها منبع اطلاعات و حقیقت پروژه سازمان است. از نظر تاریخی، PMOها یک واحد زیرمجموعه از واحد کسب‌وکار هستند که پروژه‌های زیادی را ارائه می‌دهد، مانند واحد سرمایه کار یا تیم دارایی.
با این حال این روزها، بیشتر سازمان‌ها پرورش PMOهای سازمان‌گستر اتخاذ کرده‌اند، که باعنوان EPMOها شناخته می‌شوند. EPMOها تشخیص می‌دهند که برای هر پروژه مهم در حال تحویل، تعداد بی شماری پروژه “مخفی” در حال انجام وجود دارد.
بنابراین آن‌ها از مزایای روش پروژه به طور مداوم استفاده‌شده، در سراسر ذینفعان سازمانی و پروژه بهره می‌برند. اکنون تمامی سازمان‌ها PMO ندارند، اما به طور جدی، تقریباً همه باید این کار را بکنند. در سازمان‌های کوچک‌تر، یک PMO حتی می‌تواند یک فرد واحد با تخصص در مدیریت پروژه باشد که مهارت‌های خود را در سرتاسر کسب‌وکار را به نفع همه به اشتراک می‌گذارد.
زیرا همانطور که قبلا گفته‌ایم (و همانطور که در این درس خواهید دید)، پروژه‌ها مانند همیشه نیستند. آن‌ها یک مجموعه مهارت‌های منحصر به فرد می‌طلبند اگر قرار باشد به طور اثربخش و کارا تحویل داده شوند.