درس ۱.۵: چرخه حیات پروژه
چهار مرحله
اگر پروژهها شروع و پایان داشته باشند، در این صورت آنچه بین آنها اتفاق می‌افتد به عنوان چرخه حیات پروژه شناخته میشود.
حالا یکی از کارهایی که ما دوست داریم به‌عنوان مدیر پروژه انجام دهیم این است که کارها را به بخش‌های کوچک‌تر و آسان‌تر (برای درک بهتر) تقسیم کنیم. ما به گونه‌ای این چنین ساده هستیم .
بنابراین یک راه برای شناخت چرخه حیات یک پروژه تقسیم آن بصورت یک سریال از چهار فاز کلیدی و متوالی است.
شروع پروژه
آغاز پروژه فرایند تبدیل ایده ما به یک پروژه است.
که شامل تحقیق و ارائه ایده به ذینفعان ، تعیین اینکه آیا این کاری است که ما میتوانیم و باید آن را انجام دهیم و آزمودن بهترین روشهای تحقق آن میشود.
بعنوان بخشی از فرایند شروع پروژه، ما یک طرح توجیهی (مورد کسب‌وکار) قوی برای پروژه ایجاد میکنیم و بصورت رسمی و از طریق یک منشور پروژه به ایده متعهد میشویم.
برنامه
زمانی که به ایده بعنوان یک پروژه متعهد شدیم، میتوانیم برنامه‌ریزی را برای موثرترین و کارآمدترین مسیر در جهت اجرای آن آغاز کنیم.
برنامه‌ریزی شامل اخذ یک فهرست از تمام منابع موجود و تعیین مورد مصرف بهینه آنها میباشد.
ما این امر را از طریق یک ساختار تفکیک کار و هزینه‌ای از تمام وظایف موردنیاز برای تکمیل این پروژه به‌همراه خطوط بودجه مرتبط توضیح میدهیم.
ما همچنین از این فرصت استفاده میکنیم تا نگاهی به گوشه و کنار بیندازیم و پیش‌بینی کنیم که چه چیزی ممکن است غلط پیش برود و ما چگونه میتوانیم به آن پاسخ دهیم.
این ممکن است باعث بالا رفتن ریسک جانبی و برنامه ذینفعان و منابع مالی و انسانی شود.
اجرا/تحویل
متأسفانه، همانطور که ژنرال هلوث ون مالکته (General Helmuth von Molkte) ، اشاره می‌کند، هیچ برنامهای از تماس با دشمن جان سالم به در نمیبرد.
در پروژهها (مثل زندگی) زمانی که اجرا (یا عملی‌کردن) برنامه‌هایمان را آغاز میکنیم، باید آماده گزارش‌دادن و عکس‌العمل نشان‌دادن به محیطهای داخلی و خارجی که دائماً در حال تغییر هستند، باشیم.
اینجا جایی است که مهارتهای حیاتی رهبری پروژه به کار میآیند.
اگرچه راهبران پروژه واقعاً کل چرخه حیات را اعلام کرده و تضمین میکنند، توانایی شما برای پاسخ دادن و تاثیر گذاشتن بر تغییرات همیشه تفاوت میان موفقیت و شکست یک پروژه است.
و به این خاطر است که، بعنوان بخشی از فرایند تحویل/اجرا، ما بطور مداوم برنامه پروژه را بازدید، مرتب و به‌روزرسانی میکنیم
خاتمه
در آخر، زمانی که ما خروجی پروژه را (محصول، خدمات یا نتیجهای که زمانی یک ایده بوده است) تحویل دادیم، تعدادی فعالیت خاتمه‌دهنده (تمام‌کننده) وجود دارد که باید انجام دهیم تا مطمئن شویم که:
- خروجی‌های پروژه با موفقیت با زندگی جدیدشان وفق داده شدهاند و نتایج(پیامدها) تحقق یافته‌اند) و
- ما از عملکردمان چیزهایی(درس آموخته‌ها) یاد گرفتیم بنابراین پروژه بعدی که تحویل میدهیم دوباره بسیار بهتر خواهد بود. (Lesson Learned)
یکپارچگی
نهایتاً، مدیریت پروژه فرآیند نظارت و کنترل هر یک از این مراحل است.
چرخه حیات پروژه نقشه‌راهی است که ما برای این درس استفاده خواهیم کرد.
هر مرحله (آغاز، برنامه‌ریزی، تحویل و خاتمه) توسط مفاهیم مربوط به پروژه، به مجموعه‌ی وابسته‌ای از فعالیت‌هایش تجزیه و تفکیک (ساختار شکست کار) خواهد شد.
با این حال مهم است که درک کنیم مطالب بیان‌شده در ماژول اول ممکن است به طور مساوی مرتبط و قابل‌اجرا برای فرآیندهای پایین‌دست برنامه‌ریزی و تحویل باشند.
چرخه حیات پروژه
برای مثال، ساختار یک طرح توجیهی (مورد کسب‌وکار) چندان تصادفی بازتاب درخواست تغییر خوب در مرحله تحویل نیست.
به طور مشابه، اگر قرار است تحویل بهینه انجام شود گام‌های لازم برای خاتمه یک پروژه باید از همان ابتدای مرحله برنامه‌ریزی در نظر گرفته شوند.
علی‌رغم برخی نظریه‌های خوب، عملکرد مدیریت پروژه نمی‌تواند به یک فلوچارت اسپاگتی مانند از پروتکل‌های “اگر / آن موقع” کاهش یابد.
هنر مدیریت پروژه در ترکیب و ادغام این بدنه پویای دانش، و استفاده از آن با صلاح دید متخصصان برای شرایط خاص پروژه امروز است.