درس ۱.۷: محدودیتهای سه‌گانه
مثلث آهنی
در مدیریت پروژه، ما اغلب به “محدودیتهای سه‌گانه” زمان(Time)، هزینه(Cost) و محدوده (Scope)اشاره میکنیم.
برخی آن‌ها را “مثلث آهنی” می‌نامند (اصطلاحی که دکتر مارتین بارنز در دوره خود “زمان و پول در کنترل قرارداد” (۱۹۶۹) ابداع کرد).
در مرکز این مثلث کیفیت قرار دارد. کیفیت در مرکز قرار دارد چون تغییرات در زمان، هزینه و محدوده بر روی کیفیت تأثیر میگذارد(یا محدودیت تحمیل میکند).
ما به‌عنوان مدیران پروژه، اغلب از این مثلث برای نشان دادن اینکه چرا توافق بر روی این عوامل ضروری است، و اینکه چگونه تغییرات جزئی در محدوده، زمان یا هزینه می‌توانند پیامدهای مهمی داشته باشند استفاده میکنیم.
زمان، هزینه و محدوده:
زمان
از آنجا که پروژه‌ها با شروع و پایان خود تعریف می‌شوند، زمان فانی و لزوماً محدودی برای تکمیل دارند.
در حالت ایدهآل، ما میخواهیم هر چه سریع‌تر پروژه‌هایمان را تکمیل کنیم.
با این حال، از کسی پوشیده نیست که هرچه بیشتر در کارها عجله کنیم، احتمال بیشتری وجود دارد که در رسیدن به اهداف و نتایج مد نظرمان، شکست بخوریم.
بنابراین، اگر زمان موجود برای یک پروژه را کاهش دهیم، کیفیت آن را به‌طور بالقوه کاهش داده‌ایم.
بالعکس، هرچه زمان بیشتری را در دسترس قرار دهیم، احتمال بیشتری وجود دارد که بتوانیم مسائل مختلف ناشی از عملکرد پروژه خود را پیش‌بینی و شناسایی کرده و به آن‌ها بپردازیم.
برای مثال
اگر ما خرید تعطیلات خود را تا آخرین لحظه به‌تعویق بیاندازیم (یعنی کاهش زمان بدون تغییر هزینه یا محدوده) ، در آن صورت ممکن است کیفیت خریدهایمان کاهش یابد.
هزینه
به طور مشابه، هر چه پول بیشتری در اختیار داشته باشیم، احتمال اینکه بتوانیم به اهداف خود برسیم، بیشتر است.
به خاطر داشته باشید زمانی که می‌گوییم هزینه، منظور ما واقعاً منابع، مانند نیروی کار، مواد، تجهیزات و زیرساخت‌ها میباشد.
هزینه تنها یک روش مختصر برای اشاره به همه این چیزهاست، چون تمام این منابع در نهایت به ریال خرج می‌شوند.
بنابراین، با فرض ثابت بودن محدوده پروژه و زمان در دسترس (یعنی، بدون تغییر باقی می‌مانند)، افزایش بودجه یک پروژه به طور بالقوه به ما منابع بیشتری برای تکمیل کار، و بهبود کیفیت پیامدها میدهد.
در همین راستا، اگر لازم باشد یک کار را در یک زمان انجام دهیم، اما با پول کمتر، کیفیت پروژه و نتایج آن را به خطر می‌اندازیم.
برای مثال
اگر بودجه خود را برای خرید تعطیلات افزایش دهیم (هزینه را بدون تغییر زمان یا محدوده افزایش دهیم)، کیفیت خریدها نیز احتمالاً افزایش خواهد یافت.
محدوده
با این حال، محدوده داستان متفاوتی خواهد داشت.
وقتی درباره محدوده یک پروژه صحبت میکنیم، به همه چیزهایی اشاره میکنیم که باید برای ارائه موفقیت‌آمیز پروژه انجام شوند.
این شامل تمام الزامات فنی یا عملکردی ما، مانند قرار دادن چهار دیوار و سقف یک خانه، و همچنین الزامات مدیریت پروژه، مانند برنامه‌ریزی، مدیریت تحویل و خاتمه پروژه خواهد بود.
اگر محدوده یک پروژه را افزایش دهیم (برای مثال، ما باید خانه خود را بزرگ‌تر کنیم) اما انتظار داشته باشیم که تا همین مهلت و با همان هزینه تحویل داده‌شود، پروژه را پیچیدهتر میکنیم، و پیچیدگی به طور بالقوه دشمن کیفیت است.
با این وجود، هرچه یک پروژه سادهتر باشد، مدیریت و تحویل آن آسانتر است.
همچنین، اگر فرایندهای مدیریت پروژه را بیشتر کنیم (مثلاً با قراردادن تعداد زیادی از الزامات گزارشدهی) یک پیچیدگی دیگر به پروژه اضافه کردهایم.
اکنون شاید ضروری باشد که از کیفیت مطمئن شویم اما بدون در نظر گرفتن افزایش متناسب در زمانبندی و بودجه، در واقع با بزور جا دادن تئوریک بقیه وظایف پروژه را برای تحویل سختتر کردهایم.
بنابراین، یک رابطه معکوس قابل مشاهده است: تا وقتی که زمان و هزینه ثابت نگه داشته شوند، افزایش محدوده باعث کاهش کیفیت میشود.
برای مثال
اگر ناگهان متوجه شویم که باید هدیههای بیشتری بخریم (افزایش محدوده بدون تغییر در زمان و هزینه)، احتمالاً کیفیت چیزی که میتوانستیم تهیه نماییم را کاهش خواهیم داد.
فرومول
کسانی در میان شما که ذهن ریاضیاتی دارند ممکن است رابطه محدودیتهای سه‌گانه را با توضیح آن در معادله نشان داده شده در ذیل درک کنند.
برای مثال
اگر، در شرایط ایدهآل، پروژه ما 5 روز زمان و 500 دلار برای تحویل 5 فعالیت داشته باشد، اعمال فرمول محدودیت سه‌گانه (5/(5×500 دلار)) امتیاز کیفیت 500 را به ما میدهد.
تغییرات در زمان
اگر ما فقط دو روز زمان و 500 دلار برای تحویل 5 فعالیت داشته باشیم (کاهش زمان)، اعمال فرمول محدودیت سه‌گانه (5/(2×500 دلار)) امتیاز کیفیت پایینتر 200 را به ما میدهد.
اگر به ما 10 روز زمان و 500 دلار برای تحویل 5 فعالیت بدهند (افزایش زمان)، اعمال فرمول محدودیت سه‌گانه (5/(10×500 دلار)) امتیاز کیفیت بالاتر 1000 را به ما میدهد.
تغییر در هزینه
اگر ما 5 روز و فقط 200 دلار برای تحویل 5 فعالیت داشته باشیم (کاهش هزینه)، اعمال فرمول محدودیت سه‌گانه (5/(5×200 دلار)) امتیاز کیفیت پایینتر 200 را به ما میدهد.
اگر ما 5 روز و 1000 دلار برای تحویل 5 فعالیت داشته باشیم (افزایش هزینه)، اعمال فرمول محدودیت سه‌گانه (5/(5×1000 دلار)) امتیاز کیفیت بالاتر 1000 را به ما میدهد.
تغییر در محدوده
اگر ما 5 روز و 500 دلار برای تحویل 2 فعالیت داشته باشیم (کاهش محدوده)، اعمال فرمول محدودیت سه‌گانه (2/(5×500 دلار)) امتیاز کیفیت بالاتر 1250 را به ما میدهد.
اگر ما 5 روز و 500 دلار برای تحویل 10 فعالیت داشته باشیم (افزایش محدوده)، اعمال فرمول محدودیت سه‌گانه (10/(5×500 دلار)) امتیاز کیفیت پایینتر 250 را به ما میدهد.
در نظر داشته باشید که امتیاز کیفیت آنگونه که در اینجا توضیح داده شده‌است، فقط عددی فرضی است و تنها برای نشان‌دادن عددی این مفهوم که کیفیت میتواند بالا یا پایین باشد استفاده میشود. در زندگی واقعی ما کیفیت را به روشهای مختلف ارزیابی میکنیم که بعداً در این دوره به آن اشاره میکنیم.
زمان و پول بیش از اندازه
قانون پارکینسون
یک کار تا وقتی که تمام زمان تخصیص داده شده، برای انجام را سپری نکند، ادامه می‌یابد(کش می‌یابد).
نورسکوت پارکینسون(C.Northcote Parkinson) (1993-1909)
در نظر داشته باشید که ما کلماتی مثل بطور “بالقوه” و “احتمالاً”، را در طول این بحث بکار میبریم.
قانون پارکینسون اشاره میکند که دادن فقط وقت بیشتر به یک پروژه ممکن است تنها باعث این شود که نیروی انسانی پروژه بهرهوری خود را کاهش دهند تا این افزایش زمان را پر کنند.
بطور مشابه، اگر شما به یک پروژه 5000 دلار و به یک پروژه با محدوده عیناً مشابه 10000 دلار برای تکمیل کار بدهید، احتمالاً هر دو راهی برای خرج کردن تمام بودجهشان پیدا میکنند.
تغییرات در محدوده، زمان و هزینه، اگر مداخله مدیریت وجود نداشته باشد، به صورت پیش‌فرض فقط کیفیت کارهای تحویلی را تغییر میدهد، و اینجا جایی است که مهارت مدیر پروژه به میان میآید.
برای مثال، یک محدوده با تعریف ضعیف (تعریفی که ما تنها یک ایده مبهم از کاری که میخواهیم انجام دهیم داریم) نسبت به یک پروژه کمی پیچیدهتر که واقعاً تعریف محدوده‌ی خوبی دارد، درک و توافق شده است احتمال خیلی پایین است که یک خروجی(برآمد) با کیفیت تحویل دهد.
بطور مشابه، یک مدیر پروژه باتجربه و موثر معمولاً قادر است که با منابع کمتر، کار بیشتری انجام دهد. به بیان دیگر، با دادن محدودیتهای مشابه با یک همکار کم‌تجربهتر و کم‌تاثیرتر، او قادر خواهد بود که محصول، خدمت یا نتیجه با کیفیت بالاتری را تحویل دهد.
1.سرمایه‌گذاری اولیه
سرمایه‌گذاری زمان و هزینه در یک پروژه (خروجی) توسط شما، بر اساس انتظاری از بازگشت سرمایه (نتیجه) انجام میشود.
به‌همین دلیل، منطقی خواهد بود که فرض شود هرچه زمان و پول بیشتری سرمایه‌گذاری شود سود بزرگتری برمی‌گردد.
2.سرمایه‌گذاری متعاقب
شاید در ارتباط نامستقیم با زمان، ناچاراً شما بازده کمتری از هر ریال یا هر واحد زمانی که سرمایه‌گذاری کرده‌اید در طی زمان می‌گیرید.
برای مثال: یک فرد ناسالم که شروع به یک‌ساعت تمرین در روز میکند، منافع بزرگ و فوری از فعالیت خود بدست خواهد آورد.
به‌هر روی، فواید این تمرینات پس از گذشت یک‌سال قفل‌شده (با پیشرفت اندک) متصور است. اما پس از گذشت یک‌سال از همان اندازه تمرین پیشرفت کمتری در توده بدنی یا تناسب اندام در طی سال‌های متوالی مفروض است.
3.درآمد حاشیه‌ای
در مدیریت پروژه این بدان معنی است، که ارزش هر ریال یا زمان اضافه‌شده میبایست با فواید و سودی که در خروجی‌ها یا پیامد ایجاد میکند، برابر و هم‌وزن باشد.
از برخی نقطه‌نظرات، اضافه‌نمودن پول یا زمان، غیر قابل توجیه خواهد بود، چرا که هیچ سود واقعی ایجاد نمی‌کند؛ حتی ممکن است سودآوری یا ارزش کلی پروژه را کاهش دهد.
4.روکش طلایی
این پدیده‌ای است که با نام روکش(آبکاری) طلایی شناخته میشود.
لزوماً این به معنای اضافه‌نمودن (هزینه‌ای) ویژگی‌ها یا ضمایمی به پروژه، بدون بازگشت متناظر آن سرمایه‌گذاری اضافی میباشد.
برای مثال: به‌معنای واقعی کلمه، روکش طلا نمودن یک خودرو، آن را به‌عنوان یک وسیله نقلیه موتوری کمتر مفید خواهد نمود. (گرچه اگر نتیجه دلخواه، ظاهرنمایی و آشکارنمودن ثروت باشد، آنگاه مأموریت انجام شده‌است.)
5.درک کیفیت
در آخر، شما باید کیفیت را هم به‌عنوان یک خروجی(برآمد) و هم به‌عنوان یک فرآیند درک کنید.
کیفیت به‌عنوان یک برآمد اشاره دارد به اینکه آیا موارد تحویلی یا محصول نیازهای مشتری را تامین میکند یا نه؟
به‌عبارت دیگر، چیزی که گفتیم باید انجام دهد را انجام میدهد یا نه؟
کیفیت به‌عنوان یک فرآیند نه تنها شامل نحوه مدیریت هزینه، زمان و محدوده میشود بلکه شامل مدیریت فعالیتهای مربوطه مثل ریسک و ذینفعان نیز میباشد.
این فرایند، که بعضی به آن تلفیق یا یکپارچگی میگویند (که روشی است که تمام اجزای فرایند را در کنار هم میگذارد) لزوماً چیزی است که مدیریت‌پروژه و این دوره تماماً به آن میپردازد.