موضوع 1.8: متدولوژی (Methodology)
فواید روش شناسی
متدولوژی بدنه‌ای از راهکارها، روشهای اجرایی، ابزارها و تکنیکهاست.
بنابراین یک متدولوژی مدیریت پروژه تجمیعی از دانش، منابع و دارایهایی است که یک شخص یا سازمان ممکن است بدست آورده و برای اطمینان از موفقیت تحویل پروژههایشان اعمال کنند.
خبر خوب این است که در طول 50 سال گذشته یا بیشتر، یک تلاش مشترک توسط مدیران پروژه برای حرفهای‌سازی دستورالعملشان انجام شده‌است.
ایجاد برخی استانداردهای جهانی برای مدیریت پروژهها در مرکز این تلاش بوده است.
این استانداردها امروزه میتوانند عملاً از قفسه خریداری شده و در پروژههای شما اعمال شوند، هزاران ساعت زمان، تلاش و اشتباهات را برای شما ذخیره کنند تا از آنها بیاموزید.
ثبات
یک متدولوژی در درجه نخست یک سرمایه ارتباطی است که یک زبان مشترک را برای مدیریت پروژه در محل کار ایجاد میکند.
در داخل آن چارچوب، ابزارهای پروژه استاندارد شده (قالب بندی شده)، گزارش‌دهی بی‌تناقض و پاسخ‌دهی در میان طرح‌ها و مجموعه پروژهها را فراهم میسازد.
این مهم، ذینفعان و تصمیم گیرندگان را مطمئن میسازد که مجبور نیستند دوباره کاری انجام دهند یا روندهای سازمانی را برای هر پروژه جدید دوباره انجام دهند.
اطمینان
پیوستن به یک متدولوژی تضمین بهتری برای موجود بودن منابع در زمان نیاز و تحویل به‌موقع و با هزینه مناسب را فراهم می‌آورد. حفظ تعهدات به ذینفعان نیز آسان‌تر میشود.
مستندسازی تصمیمات پروژه طبق این چارچوب همچنین میتواند مدیر پروژه را در صورتی که مشاجرهای بر سر چیزهایی که توافق شده‌است رخ دهد، پوشش دهد.
با روندهای ایجاد شده در جای مناسب، مشکلات سریع‌تر حل میشوند، تطابق بیشتری با استانداردهای سازمانی و مدیریتی وجود دارد و دوباره‌کاری کمتری نیاز است.
استمرار
اسناد پروژه و متدولوژی که آنها را در بر میگیرد یک روش مؤثر و مناسب برای مطلع و به‌روز نگه‌داشتن ذینفعان پروژه است که به‌عنوان تنها منبع حقیقت برای پروژه عمل میکنند.
یک متدولوژی خوب سندسازی و ایجاد شده، همچنین، به انتقال چابک در جایی که پرسنل پروژه، نیازها یا حتی محیط اجرا تغییر میکند، کمک میکند.
خاتمه
تمام پروژهها زودتر تحویل داده میشوند و سودها زودتر محقق میشوند، هزینههای سرمایهگذاری را کاهش داده و اعتبار سازمان شما را افزایش میدهد.
این در نهایت یک تأثیر مثبت بر عملکرد سازمان و روحیه کارکنان دارد.
بهبود مستمر
حتی بعد از اجرا، خروجی های متدولوژی یک پیکره دانش برای سازمان میشود. یک کتابخانه که میتواند برای قالب گذاری تحویل پروژه آتی ساختع شود و یک فرهنگ از موفقیت پروژه را ایجاد میکند.
مقایسه روشها
روشهای اولیه
یکی از اولین متدولوژیهای مدرن مدیریت پروژه، ارزیابی طرح و مرور تکنیک (PERT) است.
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
PERT در 1963 توسط نیروی دریایی آمریکا برای پروژه زیردریایی قطبی ایجاد شد، یک روش آماری برای تجزیه و تحلیل و ارائه متغیرها در زمانبندی پروژه بود.
امروزه هنوز هم مناسب است، و ما یک نسخه پایه از آن را دربخش برنامهریزی پروژه آموزش میدهیم.
این روش منجر به یک تکنیک مدیریت زمانبندی رسمی شناخته‌شده به‌عنوان روش مسیر بحرانی(CPM) شد. روش مسیر بحرانی اصطلاحی است که در مدیریت پروژه با آن زیاد روبرو میشوید و ما به شما میآموزیم که چگونه مسیرهای بحرانی و حدوداً بحرانی را بصورت دستی و با استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه اختصاصی محاسبه کنید.
همچنین در سال 1963 نیروی هوایی آمریکا مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM) را به‌عنوان یک روش برای پایش هزینه و عملکرد زمانبندی معرفی و اتخاذ کرد. امروزه اصول مدیریت ارزش کسب‌شده عمدتاً بدون تغییر و مناسب مثل قبل باقی مانده است. (همچنین در ماژولهای بعدی ما شما را در این روند بسیار مهم مدیریت پروژه راهنمایی خواهیم کرد.)
اگرچه به‌موقع متوجه شدند که PERT و CPM و EVM بعنوان متدولوژیهای مدیریت پروژه ناقص هستند.
گذشته از اینها در ارتش دهه 1960 شما میتوانستید وظیفهای به کسی محول کنید و تا زمانی که انجام شود سر آنها داد بزنید. درهرحال، تعداد کمی از محیطهای کاری (حتی نه نیروهای مسلح امروزی) چنین فرهنگی را ترویج دادهاند.
افسران دفاع نیز آموزشهای رهبری گستردهای می‌دیدند، در حالی که بسیاری از مدیران پروژه صنعت خصوصی بجای مدرسههای کسب و کار به مدرسههای مهندسی میرفتند، در صورتی که چیزی که آنها فرا میگرفتند فقط جنبههای رهبری شغلی از امثال خودشان بود.
از این رو تشخیص داده شد که یک متدولوژی مدیریت پروژه کامل باید مهارتهای ملایم مدیریت را در کنار مهارتهای فنی بودجهبندی و زمانبندی رسمی سازد.
روشهای مدرن
شاید شناخته‌شده‌ترین متدولوژی مدیریت‌پروژه این روزها راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide) باشد.
اولین بار توسط انستیتو مدیریت پروژه به‌عنوان یک مقاله سفید، راهنمایی بر گستره دانش مدیریت پروژه، منتشر شد. تلاشی برای مستندسازی و استاندارد نمودن اطلاعات و اعمال مدیریت پروژه است که بطور کلی مورد قبول است.
راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide) فرآیند-محور است، یعنی اجرای کار را از طریق فرآیندها توصیف میکند. فرآیندها در طول یک پروژه یا مراحل مختلف آن با هم تداخل یا همپوشانی دارند.
یک استاندارد جهانی دیگر برای مدیریت پروژه، پرینس2 (PRINCE2) میباشد.
پرینس 2 از یک روش قدیمیتر بنام PROMPTII و روش مدیریت پروژه PRINCE نشأت گرفته‌است. ابتدا در سال 1989 توسط آژانس مرکزی ارتباطات دور برد و کامپیوتر به‌عنوان یک استاندارد دولت بریتانیا برای مدیریت پروژه تکنولوژی اطلاعات ایجاد شد. در هر حال خیلی زود بطور مرتب خارج از حوزه تکنولوژی اطلاعات محض مورد اجرا قرار گرفت.
PRINCE در سال 1996 به‌عنوان یک روش مدیریت‌پروژه عمومی شناخته شد و انتشار 2009، اکنون یک استاندارد شناخته‌شده، برای مدیریت پروژه در بریتانیا و سراسر جهان میباشد.
در نهایت، کودک گستاخ جدید مدیریت پروژه چابک میباشد.
در درجه اول، یک متدولوژی تحویل پروژه هم میتواند ریشههای خود را بسوی محیطهای پروژه تکنولوژی اطلاعات ردیابی کند که بهترین اصول عملی مدیریت سبک (عمومی) را با خود دارد.
ما نگاه دقیقتری به موافقان و مخالفان چابکی در ماژول تحویل پروژه خواهیم داشت.